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酒店VI設(shè)計(jì)的營(yíng)銷(xiāo)人員在與顧客簽訂合約并談妥設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)后，對(duì)內(nèi)應(yīng)發(fā)布一份類似公文的設(shè)計(jì)通知單，告知各個(gè)部門(mén)在該酒店VI設(shè)計(jì)中應(yīng)負(fù)責(zé)執(zhí)行的工作。由于成功設(shè)計(jì)一家酒店作品需要許多部門(mén)的通力合作，所以如果一張“設(shè)計(jì)通知單’能夠清清楚楚地將所有工作事項(xiàng)列出來(lái)，對(duì)于順利設(shè)計(jì)將有很大幫助。
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酒店VI設(shè)計(jì)通知單的內(nèi)容包括契約書(shū)中的主要資料，以及各部門(mén)所需準(zhǔn)得的物品和相關(guān)事項(xiàng)，如預(yù)訂時(shí)間和相關(guān)事項(xiàng)、接洽人、桌數(shù)號(hào)、廳別、菜單、特殊要求等。各部門(mén)接到酒店VI設(shè)計(jì)通知單后，必須按照通知單上的要求執(zhí)行工作。
酒店VI設(shè)計(jì)人員在與顧客談妥所有宴會(huì)細(xì)節(jié)之后，才開(kāi)始對(duì)內(nèi)發(fā)布酒店VI設(shè)計(jì)通知單，所以通知單上所傳達(dá)的信息大致上并無(wú)問(wèn)題。但顧客有時(shí)候會(huì)對(duì)酒店VI設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)稍作修改，如設(shè)計(jì)的增減、桌號(hào)的改變等。為適應(yīng)這種臨時(shí)變更，營(yíng)銷(xiāo)人員應(yīng)該在設(shè)計(jì)好前一周，再與顧客確認(rèn)設(shè)計(jì)相關(guān)事項(xiàng)，將發(fā)生錯(cuò)誤的可能性降至最低。
設(shè)計(jì)變更上須詳細(xì)寫(xiě)明原案及修訂后的變更項(xiàng)目，以白紙黑字清楚地告知相關(guān)部門(mén)修改過(guò)的工作項(xiàng)目。這樣各部門(mén)可依照變更內(nèi)容調(diào)整工作，合力達(dá)成顧客的要求。
另外，使用變更單明確傳達(dá)設(shè)計(jì)信息，相關(guān)部門(mén)便不再允許有未接到通知的借口，所以可有效避免各部門(mén)互相推諉責(zé)任。

 

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