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酒店VI設計公司的營銷人員在參加一個郵件列表或新聞組時，應花一些時間了解論壇成員的情況，看在這個論壇中公司未來市場的形式如何，而不要馬上動手發出什么大量的電子郵件。
公司營銷人員應多聽聽當前流行的談話，注意潛在顧客需要什么，他們喜歡怎樣的交流方式，他們的職業特征是什么，他們喜歡什么樣的信息。
 

在此基礎上，酒店VI設計營銷人員還應盡可能使自己的營銷信息簡短，否則，肯定會收到指責你浪費有價值的寬帶、浪費互聯網用戶的時間與金錢的信件，酒店VI設計營銷人員最好不要郵寄超過45行的信息。
在郵件的結尾，營銷人員還要標上“欲知詳情，請寄電子郵件”這句話，以提供潛在顧客進一步了解酒店VI設計公司信息的其他方法。