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不管酒店規模的大小，建立顧客記錄系統應視為推廣個人業務的最有價值的方法。顧客記錄的建立與運用有幾種方式或系統，但是即使最小規模的酒店營運也可按照某種簡單的方法制備值得運用的顧客記錄系統。
（1)記錄的內容
     顧客記錄要記錄有關顧客個人的詳細資料，其中包括他們每次來酒店的投宿情況、住的房間、付的房租，以及他們對某一類型的膳宿的偏好、對娛樂與運動的愛好。
    （2）顧客記錄系統的運作與應用
    登記卡是柜臺使用的一種顧客記錄工具，其背面記載著顧客的來店時間、租用房間、聚會人數及附注。輔助欄中注明處理訂房事物的員工姓名，通常附帶說明顧客的信用資料。由于這是顧客記錄系統中最簡單的一種，所以非常流行。
 

卡片檔案系統有一種特別設計的卡片，除了記載與前面相同的顧客的一般資料外，特別加了一個信用欄。這些卡片可用各種不同的顏色分類，例如白卡用于登記最初25次來店的顧客資料，黃卡用于登記25-50次來店的顧客資料，紅卡用于登記50-75次來店的顧客資料，藍卡用于登記75-100次來店的顧客資料，綠卡用于100次以上來店的顧客資料。顏色系統的基本價值可使管理顧客記錄的員工依據顧客惠顧的頻率立即確定其價值這在營業季節具有無可估量的價值。
顧客記錄在酒店營銷上有其主要的優點，因為它提供一種有效并且能直接通信的資源，其開發的顧客不僅是已知的可能的顧客，而且也是本酒店產品的確定的使用人。