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酒店VI設計在日常業務活動中，需要使用和接觸的資料很多，主要包括：
酒店VI設計的基本情況介紹、宣傳小冊子、宴會和會議宣傳冊、餐飲促銷資料、房價表、明信片、銷售袋、營銷手冊、往來電傳、傳真、信件、協議書、合同副本、客房檔案、重點顧客檔案、各種報表、記事本、人員銷售記事卡、銷售報告表等。
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    為了提高工作效率，適應市場競爭，酒店VI設計經理要搞好這些資料的管理，將資料分為以下幾類：
宣傳資料類，經營表格類，協議，合同書類，業務通訊類，內部通知、啟事、文件類，顧客檔案類，致電顧客檔案類，團隊顧客類，零散顧客類和長包房顧客類等。